KVKK VE MAİL İMZASI

Mail imzası yazılımı maillerinizi yurt dışına gönderiyor mu?

İmzayı nerede eklediğine bağlı. Sunucu tarafında imza ekleyen bulut servisleri giden maili kendi bulutlarından geçirir. VantaSignBox'ta isterseniz imza sizin sunucunuzda eklenir; bu durumda mail bize hiç uğramaz.

Demo Talep Edin

İmza üç yerde eklenebilir

KULLANICININ OUTLOOK'UNDA

Outlook eklentisi

İmza mail yazılırken eklenir; mail sağlayıcının sunucusuna gitmez. İmza yalnızca eklentinin çalıştığı uygulamada eklenir.

SERVİSİN BULUTUNDA

Bulut imza servisi

Mail akış kuralı giden maili servisin bulutuna yönlendirir; imza orada eklenir ve mail geri gönderilir. Mail içeriği ve ekleri servisin sunucularından geçer, bulut bölgesi Türkiye dışında olabilir.

SİZİN SUNUCUNUZDA

Kendi sunucunuzda relay

Mail akış kuralı maili sizin sunucunuzda çalışan VantaSignBox Relay'e götürür. İmza orada eklenir; mail ve çalışan listesi bizim sunucularımıza gelmez.

Mail nereden geçer?

Microsoft 365 ve Google Workspace maili zaten kendi veri merkezlerinde işler; bu iki yolda da aynıdır. Fark, imza yazılımının maili buna ek olarak başka bir şirketin sunucusuna götürüp götürmediğidir.

BULUT İMZA SERVİSİ

  1. Gönderen

    Outlook, telefon ya da tarayıcı

  2. Microsoft 365 / Google Workspace

    Kural maili servise yönlendirir

  3. İmza servisinin bulutu

    Mail ve ekleri burada işlenir; bölge yurt dışında olabilir

  4. Microsoft 365 / Google Workspace

    İmzalı mail geri gelir

  5. Alıcı

Mail, Microsoft ya da Google'ın yanında üçüncü bir şirketin sunucusundan da geçer.

VANTASIGNBOX, RELAY SİZİN SUNUCUNUZDA

  1. Gönderen

    Outlook, telefon ya da tarayıcı

  2. Microsoft 365 / Google Workspace

    Kural maili relay'e yönlendirir

  3. VantaSignBox Relay

    Sizin sunucunuzda çalışır, imzayı ekler

  4. Microsoft 365 / Google Workspace

    İmzalı mail geri gelir

  5. Alıcı

VantaSignBox platformundan relay'e yalnızca şablon ve kampanya bilgileri iner; mail platforma hiç gelmez.

KVKK açısından ne değişir?

Servis mailleri ya da çalışan listesini yurt dışındaki sunucularda işliyorsa bu, KVKK'nın 9. maddesindeki yurt dışına aktarım kurallarını gündeme getirebilir. 2024 değişikliğiyle aktarım yeterlilik kararı, standart sözleşme gibi uygun güvenceler ya da arızi aktarım yoluyla yapılır; standart sözleşmenin imzadan itibaren 5 iş günü içinde Kurum'a bildirilmesi gerekir.

Sağlayıcı sizin adınıza çalışan bilgilerini ya da mailleri işliyorsa genellikle veri işleyen konumundadır ve aranızda veri işleme sözleşmesi bulunmalıdır.

Bu sayfa hukuki görüş değildir; kesin değerlendirmeyi hukuk ekibinizle yapmanızı öneririz.

Sağlayıcınıza sorun

  1. Giden maillerimiz ve ekleri sizin sunucularınızdan geçiyor mu?
  2. Geçiyorsa hangi ülkede, hangi bulut bölgesinde işleniyor?
  3. Çalışan listesi (ad, unvan, telefon) nerede saklanıyor?
  4. Telefondan ve tarayıcıdan giden maillere de imza ekleniyor mu, bunun için mail nereye gidiyor?
  5. Veri işleme sözleşmesi ve yurt dışına aktarım için hangi güvenceyi sunuyorsunuz?

Relay sizin sunucunuzdaysa VantaSignBox'ın cevapları

  • Mailler ve ekleri bizim sunucularımıza gelmez; imzayı sizin sunucunuzdaki relay ekler.
  • Çalışan bilgileri relay'de, Entra ID ya da Google Workspace'ten okunarak işlenir.
  • Platforma yalnızca "Satış ekibi: 86 kişi" gibi toplam sayılar gelir.
  • Microsoft 365 ve Google Workspace'te de mail sizin sunucunuzdan geçer, bizimkinden değil.

Kendi ortamınızda görün

Kısa bir demoda imzaların Microsoft 365, Exchange ya da Google Workspace ortamınıza nasıl ekleneceğini gösterelim.

Demo Talep Edin