Mail imza yönetimi rehberi

Hayır. Elektronik imza, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında belgeleri hukuken imzalamaya yarayan, nitelikli sertifikayla çalışan bir araçtır. E-posta imzası ise mailin altında yer alan ad, unvan ve iletişim bilgilerinden oluşan bir kartvizit alanıdır; hukuki imza yerine geçmez.

Doğrudan değil. TTK 1524. madde, bağımsız denetime tabi sermaye şirketlerinin internet sitesi açma yükümlülüğünü düzenler. E-posta ve belgelerde yazılması gereken bilgiler 39. maddededir; 1524 kapsamındaki şirketler bu bilgilere tescilli internet sitesi adresini de ekler.

TTK 39. maddedeki zorunlu bilgiler arasında vergi numarası ve vergi dairesi sayılmaz; bunlar daha çok fatura gibi belgelerle ilgilidir. Yine de bazı şirketler kurumsal yazışmalarda bu bilgileri yasal metne ekler. Karar için mali müşavirinizle görüşmenizi öneririz.

İmzadaki kısa bir not, KVKK'nın 10. maddesindeki aydınlatma yükümlülüğünü tek başına karşılamaz. Yaygın ve pratik yöntem, imzaya kısa bir cümle ve şirketin aydınlatma metnine giden bağlantıyı koymaktır. Örnek: "Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin aydınlatma metnine sirketiniz.com.tr/kvkk adresinden ulaşabilirsiniz."

"Bu e-posta yalnızca alıcısına özeldir" gibi gizlilik notlarının tek başına alıcıyı bağlayan bir sözleşme etkisi olduğu genel olarak kabul edilmez. Yine de yanlış kişiye giden maillerde iyi niyeti ve gizlilik beklentisini gösterdiği için kurumsal yazışmalarda yaygın olarak kullanılır. Metni kısa tutmak ve hukuk ekibinize onaylatmak en doğrusudur.

Yurt dışıyla yazışan şirketlerde iki dilli kullanım yaygındır: önce Türkçe, altında İngilizce. Kamu kurumları da iki dilli yasal uyarı örnekleri yayımlar. Metnin uzunluğunu sınırlamak için iki dilde de birer kısa cümle ve aydınlatma metnine bağlantı yeterlidir.

Yaygın uygulama budur. Google Workspace'in altbilgisi de varsayılan olarak yalnızca dışarıya giden maillere eklenir. Şirket içi yazışmalarda yasal metin genellikle gereksiz kalabalık yaratır; VantaSignBox'ta iç maillere eklenip eklenmeyeceğini ayrıca seçersiniz.

İmzanın, mail gönderildikten sonra mail sunucusundan geçerken eklenmesidir. Mail hangi cihazdan ya da uygulamadan gönderilirse gönderilsin aynı imzayı alır; çalışanın bir şey kurması gerekmez. Dezavantajı, imzanın kullanıcı yazarken görünmemesidir; bu yüzden sunucu tarafı imza genellikle bir Outlook eklentisiyle birlikte kullanılır.

Sunucu taraflı imza telefon, tablet, Mac ve uygulamalardan giden dahil tüm mailleri kapsar. İstemci taraflı imza (Outlook eklentisi) kullanıcıya imzayı yazarken gösterir ve Gönderilmiş Öğeler'de de imza durur, ama yalnızca eklentinin çalıştığı uygulamalarda çalışır. En kapsamlı sonuç ikisinin birlikte kullanılmasıyla alınır; VantaSignBox bu şekilde çalışır.

Tam anlamıyla yok. Exchange Online'da mail akışı kuralıyla tüm maillere yasal uyarı ya da basit bir imza eklenebilir ve %%DisplayName%%, %%Title%% gibi dizin alanları kullanılabilir. Ancak bu imza yazışmanın en altına düşer, boş alanları gizleyemez, takvimli banner ve rapor sunmaz.

Kural imzayı mesajın sonuna eklediği için yanıtlarda imza yazışmanın en altına düşer. Telefon gibi alanlar boşsa boş satır kalır, departmana göre çok sayıda kural yazmak gerekir ve bir kuralın boyutu 8 KB ile sınırlıdır. Kural her yanıtta imzayı tekrar eklememesi için ayrıca istisna gerektirir; görsel tasarım ve rapor imkânı yoktur.

Exchange kuralı imzayı mesaj gövdesinin sonuna ekler; yanıtlarda gövdenin sonu, alıntılanan eski yazışmanın da altıdır. Bu yüzden imza okuyucunun göremeyeceği yerde kalır. İmza yönetim araçları imzayı alıntının üstüne, yeni yazılan metnin hemen altına yerleştirir.

Outlook'un imzaları bilgisayarda değil posta kutusunda saklaması ve kullanıcının tüm Outlook'larında aynı imzayı göstermesidir. Microsoft 365 hesaplarında ve Outlook sürüm 2303 ve sonrasında çalışır, şirket içi Exchange'de çalışmaz. Bu özellik açıkken imza dosyalarını bilgisayara yazarak çalışan eski yöntemler ve bazı PowerShell ayarları etkisiz kalır.

Tamamen kaybolmaz ama hepsi taşınmayabilir. Yeni Outlook imzaları posta kutusunda saklar; klasik Outlook'ta varsayılan seçili imzalar taşınırken diğerleri yalnızca eski bilgisayarda kalabilir. Merkezi imza yönetiminde bu sorun yaşanmaz, çünkü imza kullanıcının Outlook'unda değil, merkezde tanımlıdır.

Masaüstü Outlook imzası telefondaki Outlook ya da Mail uygulamasına otomatik olarak geçmez; mobil uygulamaların ayrı ve çoğu zaman yalnızca düz metin bir imza ayarı vardır. Bu yüzden telefondan giden mailler sık sık imzasız ya da "iPhone'umdan gönderildi" notuyla gider. Sunucu taraflı imza, telefondan giden maillere de aynı imzayı ekleyerek bu sorunu çözer.

iPhone'da Ayarlar > Mail > İmza bölümündeki metni silerek kaldırılır; Outlook iOS uygulamasında ise uygulamanın Ayarlar > İmza bölümünden değiştirilir. Şirket genelinde sunucu taraflı imza kullanılıyorsa bu alanın boş bırakılması önerilir; aksi halde cihaz imzası ile kurumsal imza üst üste çıkar.

Cihazdaki imza ile sunucu tarafında eklenen kurumsal imza üst üste biniyordur. Çözüm, telefondaki mail uygulamasının imza alanını boşaltmaktır. Kurulumda kullanıcıların kendi imzalarının kaldırılması bu yüzden önemli bir adımdır.

Gmail imzaları en fazla 10.000 karakter olabilir. Bu sınıra imzanın HTML kodu da dahildir; Word'den kopyalanan imzalar gizli biçimlendirme taşıdığı için "imza çok uzun" hatası verebilir. Tablo tabanlı, sade bir HTML imza bu sınırın çok altında kalır.

Gmail, HTML boyutu belirli bir sınırı (yaygın olarak yaklaşık 102 KB olduğu bilinir) aşan mesajların sonunu gizler ve "Mesajın tamamını görüntüle" bağlantısı gösterir. Uzun yazışma zincirleri ve her yanıtta tekrar eden ağır imzalar bu sınıra yaklaştırır. Kısa yanıt imzası kullanmak ve imza kodunu sade tutmak kırpılmayı azaltır.

En sık nedenler şunlardır: görsel herkese açık bir adreste değildir (ör. paylaşıma kapalı Google Drive dosyası), görsel http ile sunuluyordur ya da SVG formatındadır. Gmail SVG görselleri göstermez. Görseli PNG veya JPG olarak, https adresinden ya da maile gömülü olarak eklemek sorunu çözer.

İmza bloğunun 600 pikseli geçmemesi, çoğu durumda 400–500 piksel civarında kalması önerilir; böylece telefon ekranında da kaymadan okunur. Banner için yaygın genişlik 600 piksele kadardır. Logo genellikle 150–250 piksel genişliğinde kullanılır.

PNG ya da JPG kullanın; dosya boyutunu 50 KB'ın altında tutun. Retina ekranlarda bulanık görünmemesi için görseli gösterileceği boyutun iki katı çözünürlükte hazırlayıp genişliğini HTML'de yarıya ayarlayın. SVG ve WebP birçok mail uygulamasında görünmez.

Outlook, güvenlik nedeniyle mail içindeki SVG görselleri engeller; Gmail de SVG göstermez. SVG dosyasının içine kod gömülebildiği için mail uygulamaları bu formatı desteklemez. Logoyu PNG olarak dışa aktarmak yeterlidir.

Kullanılabilir ama dikkatli olmak gerekir. Bazı Outlook sürümleri GIF'in yalnızca ilk karesini gösterir; bu yüzden mesaj ilk karede de anlaşılır olmalıdır. GIF dosyaları büyük olabildiği için maili ağırlaştırır; banner'da kısa ve küçük boyutlu animasyon tercih edin.

Karanlık modda mail uygulamaları arka planı koyulaştırır ve bazen renkleri ters çevirir. Şeffaf arka planlı siyah ya da koyu renkli logolar koyu zeminde görünmez olur. Çözüm, logoya ince açık renkli bir kenar ya da açık renkli bir arka plan vermek, saf siyah yerine koyu gri kullanmak ve imzayı karanlık modda test etmektir.

Gömülü görseller alıcının "resimleri indir" demesine gerek kalmadan görünür ama maili biraz büyütür ve bazı uygulamalarda ek gibi görünebilir. Bağlantılı görseller maili hafif tutar, tıklama ve görüntülenme ölçmeye imkân verir, ama alıcı tarafında engellenebilir. VantaSignBox banner dahil bütün imza görsellerini gömer ve ölçümü tıklamadan yapar.

Maile gömülü (CID) görseller bazı mail uygulamalarında ek dosya gibi listelenir; alıcı ataç simgesini görüp maili ekli sanabilir. Görsel sayısını az tutmak, küçük dosya boyutları kullanmak ve logo dışındaki görselleri bağlantılı eklemek bu etkiyi azaltır.

Her bilgisayarda bulunan yazı tiplerini kullanın: Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma, Segoe UI ya da Georgia. Kurumsal özel yazı tipleri alıcının bilgisayarında yoksa başka bir yazı tipiyle değiştirilir ve imza beklenmedik görünür. 12–14 piksel arası yazı boyutu okunabilirlik için yeterlidir.

Hayır. Görseller engellendiğinde imzanın tamamı kaybolur, telefon ve e-posta tıklanamaz ve kopyalanamaz, ekran okuyucular içeriği okuyamaz. Ayrıca yalnızca görselden oluşan içerik spam filtrelerinin dikkatini çeker. Ad, unvan ve iletişim bilgileri metin olarak yazılmalı, görsel yalnızca logo ve banner için kullanılmalıdır.

Tablo tabanlı yerleşim ve satır içi (inline) CSS kullanın; div tabanlı modern yerleşimler klasik Outlook'ta bozulur, çünkü Outlook HTML'i Word motoruyla gösterir. Telefon numarasını tel:, e-postayı mailto: bağlantısıyla yazın. İmzayı Outlook, Gmail, Apple Mail ve telefonda test etmeden yaygınlaştırmayın.

Görsellere ne anlattığını söyleyen alternatif metin ekleyin, metin ile arka plan arasında yeterli kontrast bırakın, yazıyı çok küçültmeyin ve önemli bilgileri görselin içine gömmeyin. Böylece ekran okuyucu kullananlar ve görselleri kapalı olan alıcılar da imzayı okuyabilir.

Evet, önerilir. Uzun yazışmalarda her yanıtta tam imza ve banner tekrarlanınca mail kalabalıklaşır ve Gmail'in kırpma sınırına yaklaşır. İlk mailde tam imza, yanıt ve iletmelerde ad, unvan ve telefondan oluşan kısa bir imza yaygın bir uygulamadır.

Doğru hazırlanmış bir imza tek başına spam'e düşürmez. Riski artıran şeyler şunlardır: tamamen görselden oluşan imza, http ile sunulan görseller, çok sayıda bağlantı, herkesin kullandığı link kısaltıcılar ve büyük dosya boyutları. Alan adınızda SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının doğru olması imzadan çok daha belirleyicidir.

DKIM, mail gövdesinin imzası olduğu için imza eklendikten sonra ilk DKIM imzası doğrulanmaz. Bu yüzden imza ya DKIM imzalanmadan önce eklenmeli ya da mail son çıkışta yeniden imzalanmalıdır. Microsoft 365'e geri dönen mimarilerde Microsoft son çıkışta DKIM imzasını ekler; ARC ise aradaki doğrulama sonucunu alıcıya taşır.

Hayır. BIMI, gelen kutusunda gönderenin adının yanında görünen marka logosudur ve DMARC'ın zorunlu modda (quarantine ya da reject) olmasını gerektirir. İmzadaki logo ise mailin içinde, metnin altında görünür. İkisi birbirinden bağımsızdır.

İmzanın altına eklenen, bir etkinliğe, kampanyaya, iş ilanına ya da içeriğe bağlantı veren görseldir. Çalışanların zaten gönderdiği mailleri kullandığı için ek reklam bütçesi gerektirmez ve mevcut müşterilere, tedarikçilere ulaşır. Etkisini görmek için tıklama oranını ölçmek ve banner'ı düzenli olarak değiştirmek gerekir.

Bağımsız bir sektör ortalaması yoktur; imza araçlarının paylaştığı kendi verileri yüzde birkaç düzeyindedir. Oran banner'ın içeriğine, hedef kitleye ve ekibe göre çok değişir: satış ve müşteri hizmetlerinin mailleri genellikle daha çok tıklanır. Kendi verinizi ölçüp aynı duyuru için iki görseli karşılaştırmak en güvenilir yoldur.

Basit bir hesapla: çalışan sayısı × kişi başı günlük dış mail × iş günü. Örneğin 200 çalışan günde ortalama 20 dış mail gönderirse ayda yaklaşık 200 × 20 × 21 = 84.000 mail eder. Bu maillerin her biri banner için bir gösterim fırsatıdır.

Evet. utm_source, utm_medium ve utm_campaign parametreleri sayesinde imzadan gelen ziyaretçiler Google Analytics'te ayrı bir kaynak olarak görünür ve hangi kampanyanın sitede ne kadar dönüşüm getirdiğini ölçersiniz. VantaSignBox bu parametreleri banner bağlantılarına varsayılan olarak ekler.

6563 sayılı Kanun ticari elektronik iletiyi tanıtım amaçlı iletiler olarak tanımlar; ancak birebir iş yazışmasına eklenen imza banner'ları hakkında açık bir hüküm yoktur. Tacir ve esnaf alıcılara önceden onay almadan tanıtım içerikli ileti gönderilebildiği de düzenlenmiştir. Banner'ı kampanya duyurusu olarak yoğun kullanacaksanız hukuk ekibinizle değerlendirmenizi öneririz.

Sınırlıdır. Apple Mail'in gizlilik koruması görselleri mail açılmadan önceden indirir, kurumsal güvenlik filtreleri de görselleri tarar; bu yüzden açılma ve görüntülenme sayıları şişer. Bazı uygulamalar ise görselleri hiç indirmez. Tıklama oranı çok daha güvenilir bir ölçüttür.

Servis mailleri ya da çalışan listesini yurt dışındaki sunucularda işliyorsa bu KVKK'nın 9. maddesindeki yurt dışına aktarım kurallarını gündeme getirebilir. 2024 değişikliğiyle aktarım yeterlilik kararı, standart sözleşme gibi uygun güvenceler ya da arızi aktarım yoluyla yapılır; standart sözleşmenin imzadan itibaren 5 iş günü içinde Kurum'a bildirilmesi gerekir. Sağlayıcıya verilerin nerede işlendiğini sormak ve hukuk ekibinizin görüşünü almak önemlidir.

Sağlayıcı sizin adınıza çalışan bilgilerini ya da mailleri işliyorsa genellikle veri işleyen konumundadır ve aranızda veri işleme sözleşmesi bulunmalıdır. VantaSignBox'ta çalışan listesi ve mail içerikleri platforma gelmez; kişi bilgileri yalnızca sizin sunucunuzdaki relay'de işlenir. Kesin değerlendirmeyi hukuk ekibinizle yapmanızı öneririz.

Kullanılabilir, ama KVKK'daki ölçülülük ilkesi gereği işin gerektirdiği kadar veri kullanılmalıdır. Cep telefonu ve fotoğraf gibi bilgilerin imzaya eklenmesini isteğe bağlı tutmak, fotoğraf için kullanım alanını belirten yazılı onay almak güvenli yaklaşımdır. Dizinde cep telefonu boş olan çalışanın imzasında bu satır hiç çıkmamalıdır.

Tek kişi ya da birkaç kişilik ekip için yeterli olabilir. Ücretsiz oluşturucular bir HTML imza üretir ve her çalışanın bunu kendisi kurması gerekir; merkezi güncelleme, dizinden otomatik bilgi, mobil kapsam, yasal metin yönetimi ve rapor sunmazlar. Çalışan sayısı arttıkça imzalar yeniden dağınık hale gelir.

Kullandığınız mail platformunu (Microsoft 365, Exchange, Google Workspace) destekleyip desteklemediğine, telefondan giden maillere de imza ekleyip eklemediğine, mail içeriğinin ve çalışan listesinin nerede işlendiğine, dizin senkronizasyonuna, banner ve rapor özelliklerine, rol ve onay yönetimine, Türkçe destek ve toplam maliyete bakın. Satın almadan önce kendi ortamınızda küçük bir test grubuyla deneyin.

Çoğu kullanıcı başına aylık ücretle fiyatlandırılır; kullanıcı sayısı arttıkça birim fiyat düşer ve yıllık ödemede indirim yapılır. Kurumsal araçların liste fiyatları kullanıcı sayısına göre kabaca kullanıcı başına aylık 0,70 ile 2 dolar arasında değişir. VantaSignBox'ta fiyat kullanıcı başına aylık $0,48'den başlar.

Politikada şunlar yer almalı: imzada zorunlu alanlar ve sıraları, kullanılacak logo ve renkler, yasak içerikler (kişisel alıntılar, farklı yazı tipleri), yasal metin ve KVKK notu, banner'ları kimin hazırlayıp kimin onaylayacağı ve yanıtlarda kullanılacak kısa imza. Merkezi bir araç, politikayı kâğıtta bırakmadan her maile uygular.

Çoğu imza yönetim aracı toplantı davetlerini değiştirmeden geçirir, çünkü davetin yapısına dokunmak takvim uygulamalarında sorun çıkarabilir. VantaSignBox da takvim davetlerine ve şifreli ya da dijital imzalı maillere imza eklemez.