MICROSOFT 365 / EXCHANGE ONLINE

Microsoft 365'te mail imzası yönetimi: kurulum, mail akış kuralı ve geri alma

Exchange Online yöneticileri için: VantaSignBox Relay, iki connector ve bir mail akış kuralı. Önce tek bir deneme kullanıcısıyla başlarsınız; kuralı kapatınca mail akışı eski hâline döner.

Demo Talep Edin

Mail nasıl ilerler?

  1. 1Çalışan maili Outlook'tan, telefondan ya da tarayıcıdan gönderir.
  2. 2Mail akış kuralı maili giden connector üzerinden sizin sunucunuzdaki VantaSignBox Relay'e verir.
  3. 3Relay imzayı ekler ve maili gelen connector üzerinden Exchange Online'a geri verir.
  4. 4Exchange Online maili alıcıya gönderir. Relay'den dönen mail tekrar yönlendirilmez.

Gerekenler

  • Docker çalıştırabilen bir Linux sunucu (kendi sunucunuz ya da kontrolünüzdeki bir bulut sunucu)
  • Sabit dış IP; gelen ve giden TCP 25, giden 443 portu
  • Relay için bir alt alan adı (ör. relay.firma.com.tr) ve TLS sertifikası; Let's Encrypt yeterli
  • Entra ID'de yalnızca okuma izni (User.Read.All) olan bir uygulama kaydı
  • Exchange yöneticisi hesabı ve PowerShell 7

Kurulum adımları

BT ekibinizle birlikte genellikle bir gün sürer. Çalışanların bilgisayarına ya da telefonuna bir şey yüklenmez.

  1. 1

    VantaSignBox Relay'i kurun

    Relay, Docker ile sizin sunucunuza kurulur. Kiracı kimliği ve Entra uygulama bilgileri relay'in ayar dosyasına yazılır; bu bilgiler yalnızca sizin sunucunuzda durur.

  2. 2

    Mevcut durumu görün

    Panelden indirdiğiniz betik bu hâliyle hiçbir şeyi değiştirmez; kiracıdaki connector'ları ve kuralları listeler.

    pwsh vantasignbox-exchange.ps1 -RelayHost relay.firma.com.tr -RelayIp 203.0.113.10
  3. 3

    Önce deneme kullanıcısıyla uygulayın

    Betik iki connector ve bir mail akış kuralı kurar. Giden connector yalnızca kuralın yönlendirdiği mailleri relay'e verir ve relay'in sertifikasını doğrular. Gelen connector yalnızca relay'in IP'sinden ve TLS ile gelen maili kabul eder. "VantaSignBox imza" kuralı şimdilik yalnızca verdiğiniz deneme gönderenlerine uygulanır.

    pwsh vantasignbox-exchange.ps1 -RelayHost relay.firma.com.tr -RelayIp 203.0.113.10 -Senders [email protected] -Apply
  4. 4

    Doğrulayın

    Giden connector'ı Microsoft'un doğrulama komutuyla deneyin, sonra deneme kullanıcısıyla Outlook'tan ve telefondan mail gönderip imzaya bakın.

    pwsh vantasignbox-exchange.ps1 -RelayHost relay.firma.com.tr -RelayIp 203.0.113.10 -Validate [email protected]
  5. 5

    Herkese açın

    Deneme sorunsuzsa kuralı şirketin tüm gönderenlerine açın. Betik tekrar çalıştırılabilir; var olan nesneleri aynı ayarlarla günceller.

    pwsh vantasignbox-exchange.ps1 -RelayHost relay.firma.com.tr -RelayIp 203.0.113.10 -AllSenders -Apply

GERİ ALMA

Kuralı kapatın, mail akışı eski hâline dönsün

Connector'lar yalnızca kural kullandığında devreye girer. Kuralı Exchange yönetim merkezinde (Mail akışı › Kurallar) ya da PowerShell'de kapattığınızda mailler eskisi gibi doğrudan, imzasız gider. Microsoft'a göre kural değişikliğinin maillere yansıması 30 dakika ya da daha uzun sürebilir.

Disable-TransportRule -Identity "VantaSignBox imza"

Tamamen kaldırmak isterseniz kural ve iki connector silinir; kiracınızda başka bir değişiklik kalmaz.

Remove-TransportRule -Identity "VantaSignBox imza"
Remove-OutboundConnector -Identity "VantaSignBox Relay (giden)"
Remove-InboundConnector -Identity "VantaSignBox Relay (gelen)"

Relay sunucusu bir süre yanıt vermezse mail kaybolmaz: Exchange Online maili kuyruğa alır ve yeniden dener.

SSS

BT ekiplerinin sorduğu sorular

Relay'i kendi sunucunuza kurarsanız hayır. Mail, mail platformunuz ile sizin sunucunuzdaki VantaSignBox Relay arasında dolaşır. Platformumuza kural paketi isteği ve özet sayılar dışında bir şey gelmez.

Hayır. VantaSignBox Relay'e ulaşılamazsa Exchange maili kuyruğa alıp yeniden dener. Uzun süreli bir sorunda mail flow kuralını kapatmanız yeterli; mailler imzasız olarak normal yoldan çıkar. Yüksek erişilebilirlik için iki VantaSignBox Relay sunucusu yan yana çalıştırılabilir.

VantaSignBox Relay, Docker ile sunucunuza kurulur. Entra ID'de salt okuma izinli bir uygulama kaydı açılır. Hazır PowerShell betiği iki connector ile mail flow kuralını kurar; kural önce tek bir test kullanıcısına açılır. Kuralı kapatmak her şeyi eski hâline getirir.

VantaSignBox Relay, giden maillere imzayı ekleyen küçük bir SMTP sunucusudur; isterseniz sizin sunucunuzda çalışır. Mail platformunuz giden maili ona verir, relay imzayı, banner'ı ve yasal metni ekleyip maili aynı platforma geri teslim eder. Relay sizin sunucunuzdaysa mail altyapınızdan ayrılmadan imzalanır.

VantaSignBox KVKK düşünülerek tasarlandı: relay'i kendi sunucunuza kurarsanız mailleriniz ve çalışan listeniz bizim sunucularımıza hiç uğramaz; kişi bilgileri yalnızca bu relay'de işlenir. Platforma yalnızca "Satış ekibi: 86 kişi" gibi toplam sayılar gelir. Kendi KVKK değerlendirmenizi hukuk ekibinizle yapmanızı öneririz; mimari belgelerini paylaşırız.

Platformumuzda hayır. Ad, unvan, telefon gibi kişi bilgileri yalnızca VantaSignBox Relay'de, Entra ID ya da Google Workspace'ten okunarak işlenir; relay'i kendi sunucunuza kurarsanız bu bilgiler sizin tarafınızda kalır. Platformda kişi listesi, kişi seçimi ya da kişiye özel kural yoktur.

Kendi ortamınızda görün

Kısa bir demoda imzaların Microsoft 365, Exchange ya da Google Workspace ortamınıza nasıl ekleneceğini gösterelim.

Demo Talep Edin