Exchange'de otomatik imza ve yasal uyarı ekleme: transport kuralları ve sınırları

Exchange Online'da ve şirket içi Exchange Server'da, BT ekibi bir mail flow (taşıma, transport) kuralıyla tüm giden maillere aynı imzayı ya da yasal uyarıyı ekleyebilir. Ek bir yazılım gerektirmez ve telefondan giden mailleri de kapsar. Bu yazıda kuralın adım adım nasıl kurulduğunu ve hangi noktada yetersiz kaldığını anlatıyoruz.

Exchange Online'da imza kuralı oluşturma

• admin.exchange.microsoft.com adresindeki Exchange yönetim merkezinde Mail flow › Rules sayfasını açın.
• Add a rule menüsünden Apply disclaimers seçeneğini seçin ve kurala bir ad verin.
• Apply this rule if alanında The recipient › is external/internal › Outside the organization seçin; böylece imza yalnızca şirket dışına giden maillere eklenir. Bu koşulu eklemezseniz kural gelen maillere de uygulanır.
• Do the following alanında Apply a disclaimer to the message › append a disclaimer seçili kalsın; Enter text bağlantısından imzanın HTML kodunu girin.
• Yedek eylemi (fallback) seçin: imza eklenemediğinde ne olacağını belirler.
• Except if alanında The subject or body › Subject or body matches these text patterns seçip imzada geçen benzersiz bir ifade yazın; imza her yanıtta yeniden eklenmez.
• Kuralı önce Test without Policy Tips modunda deneyin, sonuçlar doğruysa Enforce moduna alın.

Şirket içi Exchange Server'da da yönetim merkezindeki Mail flow › Rules sayfasından aynı mantıkla bir disclaimer kuralı oluşturulur. PowerShell tercih edenler New-TransportRule komutunun ApplyHtmlDisclaimerText parametresini kullanabilir.

Kişiye özel bilgiler: dizin alanları

İmza metninde gönderenin dizindeki bilgilerini çeken alanlar kullanılabilir. En sık kullanılanlar %%DisplayName%% (ad soyad), %%Title%% (unvan), %%Department%% (departman), %%Phone%% (telefon), %%MobilePhone%% (cep telefonu), %%Company%% (şirket) ve %%WindowsEmailAddress%% (mail adresi) alanlarıdır. Bu alanların doğru dolması için kullanıcı bilgilerinin Microsoft 365 ya da Active Directory'de güncel tutulması gerekir.

Örnek: <p><strong>%%DisplayName%%</strong><br>%%Title%% | %%Department%%<br>T: %%Phone%%</p><p>Bu e-posta ve ekleri yalnızca alıcısına özeldir.</p>

Yedek eylem: Wrap, Ignore, Reject

Kural şifreli ya da dijital imzalı bir mailin içeriğini değiştiremez. Bu durumda seçtiğiniz yedek eylem devreye girer:

• Wrap (varsayılan): Yeni bir mail oluşturulur, asıl mail buna ek olarak konur ve imza yeni maile eklenir. Alıcı asıl maili ek olarak görür.
• Ignore: İmza eklenmez, mail olduğu gibi gönderilir. Giden mailler için çoğu şirkette en az sürpriz yaratan seçenektir.
• Reject: Mail gönderilmez, gönderene geri döner.

Transport kuralıyla imzanın sınırları

Yasal uyarı ya da tek tip bir imza için kural iyi çalışır. Kurumsal bir imzayı tüm şirkette yönetmek istediğinizde şu sınırlar ortaya çıkar:

• İmza mesajın sonuna eklenir; yanıtlarda alıntılanan eski yazışmanın altına düşer ve okuyucu çoğu zaman görmez.
• Gönderen maili yazarken imzayı görmez; Gönderilmiş Öğeler'de de imza yer almaz.
• Dizinde boş olan bir alan imzada boş satır ya da yalnız kalan bir "T:" etiketi bırakır; kural boş satırı gizleyemez.
• Departmana ya da ofise göre farklı imza için her biri için ayrı kural yazmak gerekir. Bir kuralın boyutu 8 KB ile sınırlıdır; uzun HTML imzalar bu sınıra takılabilir.
• Görseller dışarıdaki bir adresten bağlanır; birçok mail uygulaması bu görselleri alıcı izin verene kadar göstermez.
• Banner değiştirmek, kampanya takvimi ya da tıklama raporu için her seferinde BT ekibinin kuralı elle düzenlemesi gerekir.

Kural yetmediğinde: mail imza yönetimi

Mail imza yönetimi araçları da imzayı sunucu tarafında ekler, ancak imzayı alıntının üstüne, yeni yazılan metnin hemen altına yerleştirir, boş alanları satırıyla birlikte gizler ve departmana göre farklı şablonları tek panelden yönetir. VantaSignBox'ta bu iş şirketinizin kendi sunucusunda çalışan VantaSignBox Relay ile yapılır; Outlook eklentisiyle birlikte kullanıldığında kullanıcı imzayı yazarken de görür.

Yalnızca kısa bir yasal uyarıya ihtiyacınız varsa Exchange kuralı yeterli olabilir. Kişiye özel tasarım, yanıtlarda doğru konum ve pazarlama ekibinin yönettiği banner'lar istiyorsanız merkezi bir araca geçmek BT ekibinin kural bakımıyla geçen zamanını azaltır.