Google Workspace'te tüm kullanıcılara aynı mail imzası nasıl eklenir?

Google Workspace'te her kullanıcının Gmail imzası kendi hesabında tutulur ve Yönetici Konsolu'nda kişiye özel imzayı tüm şirkete dağıtan bir ayar yoktur. Yine de tüm kullanıcılarda aynı imzayı sağlamanın üç yolu var. Aşağıda her birini ve sınırlarını anlatıyoruz.

1. Her kullanıcının Gmail imzasını kendisinin kurması

Kullanıcı Gmail'de sağ üstteki dişli simgesinden Tüm ayarları görüntüle › Genel › İmza bölümüne gelir, Yeni oluştur ile imzayı ekler ve sayfanın altındaki Değişiklikleri kaydet düğmesine basar. Aynı bölümden yeni mailler ve yanıtlar için hangi imzanın kullanılacağı da seçilir.

• Gmail imzası en fazla 10.000 karakter olabilir; bu sınıra HTML kodu da dahildir. Word'den kopyalanan imzalar bu yüzden "imza çok uzun" hatası verebilir.
• Gmail'in mobil uygulamasında imza ayrı ve düz metin olarak ayarlanır; telefondan giden mailler kurumsal tasarımı taşımaz.
• Şablon değiştiğinde her kullanıcının imzasını yeniden kurması gerekir ve kimin güncel imzayı kullandığı görülemez.

2. Yönetici Konsolu'nda altbilgi ekleme (Append footer)

Gmail Ayarları yönetici yetkisine sahip bir yönetici, Yönetici Konsolu'nda Uygulamalar › Google Workspace › Gmail › Uyumluluk sayfasındaki Altbilgi ekle (Append footer) satırından Yapılandır'a tıklayarak tüm giden maillere aynı metni ekleyebilir.

• Ayar kuruluş birimi bazında yapılır; alt birimler üst birimin ayarını devralır. Böylece ofis ya da departman bazında farklı altbilgi tanımlanabilir.
• Altbilgi varsayılan olarak şirket dışına giden maillere eklenir; şirket içi mailler için ayrıca seçilebilir.
• Metin en fazla 10.000 karakter olabilir. Değişikliklerin yansıması 24 saati bulabilir; test için şirket dışındaki bir adrese mail gönderin.
• Ad, unvan, telefon gibi kişiye özel alan kullanılamaz; herkes aynı metni alır.
• Altbilgi mesajın en altına eklenir, kullanıcı maili yazarken görmez.

Bu yüzden altbilgi, kişiye özel imzanın yerine değil, herkeste aynı olan yasal uyarı ya da gizlilik notu için uygundur.

3. Gmail API ile imzaları toplu güncellemek

Geliştirme kaynağı olan BT ekipleri, alan genelinde yetkilendirilmiş (domain-wide delegation) bir hizmet hesabıyla Gmail API'nin sendAs ayarlarını kullanarak her kullanıcının imzasını programla yazabilir. Ad ve unvan bilgileri kullanıcı dizininden alınıp şablona yerleştirilir.

• Betiği yazmak, yetkileri güvenli tutmak ve her şablon değişikliğinde yeniden çalıştırmak BT ekibinin işidir.
• Kullanıcı imzasını sonradan kendisi değiştirebilir; betik bir sonraki çalışmasına kadar fark edilmez.
• Mobil uygulamadan giden mailler yine bu imzayı almaz.

Google Workspace'te mail imza yönetimi

Kişiye özel bir imzanın tüm kullanıcılarda, telefondan giden mailler dahil, aynı görünmesini istediğinizde mail imza yönetimi aracı devreye girer. VantaSignBox, Gmail'den giden maillere kişiye özel imzayı sunucu tarafında ekler; ad, unvan ve telefon kullanıcı dizininden gelir ve şablon değişince tüm imzalar aynı anda güncellenir. Yasal uyarıyı yalnızca dış maillere eklemek ve banner'ları takvimle yayınlamak da aynı panelden yapılır.

Birkaç kişilik bir ekipte Gmail ayarları yetebilir, altbilgi de yasal uyarı için iyi bir başlangıçtır. Çalışan sayısı ve şube sayısı arttıkça merkezi yönetim, imzaların dağınık hale gelmesini önler.