Kurumsal mail imzası örnekleri ve şirket imza standardı oluşturma

İmzada hangi bilgilerin bulunacağını kontrol listesi yazımızda anlattık. Bu yazıda bir adım ileri gidip farklı durumlar için örnek imza düzenlerini ve bunları şirket genelinde bir standarda dönüştürmeyi ele alıyoruz. Örneklerdeki bilgiler temsilidir; kendi şirket bilgilerinizle değiştirin.

Örnek 1: Standart tam imza

Şirket dışına giden ilk mailde kullanılan imzadır. Ad soyad en üstte ve kalın, ardından unvan, iletişim ve şirket bilgileri gelir.

Ayşe Yılmaz | Satış Müdürü, Kurumsal Satış · T: +90 212 000 00 00 | M: +90 500 000 00 00 · Örnek Teknoloji A.Ş. | ornek.com.tr · Maslak Mah. Örnek Cad. No: 1, Sarıyer / İstanbul · [Logo]

Örnek 2: Kısa yanıt imzası

Yanıt ve iletmelerde tam imzanın her seferinde tekrarlanması yazışmayı kalabalıklaştırır. Kısa imza yalnızca ad, unvan ve telefondan oluşur; logo ve banner içermez.

Ayşe Yılmaz | Satış Müdürü | +90 212 000 00 00

Örnek 3: İki dilli imza

Yurt dışıyla yazışan ekiplerde unvan ve yasal not iki dilde yazılır. Ad, telefon ve adres tekrar edilmez; yalnızca dile bağlı satırlar çiftlenir.

Ayşe Yılmaz · Satış Müdürü / Sales Manager · T: +90 212 000 00 00 | ornek.com.tr · Bu e-posta yalnızca alıcısına özeldir. / This e-mail is intended only for its recipient.

Örnek 4: Çok şubeli ya da çok markalı şirket

Şablonun yapısı herkes için aynı kalır; değişen yalnızca şube adresi, telefon santrali ya da marka logosudur. Ankara ofisindeki bir çalışan Ankara adresini, ikinci markanın alan adından mail gönderen bir çalışan o markanın logosunu görür. Bir standart oluştururken bu değişen alanları baştan belirlemek, sonradan her şube için ayrı şablon üretmeyi önler.

Örnek 5: Duyuru banner'lı imza

Satış ve müşteri hizmetleri gibi çok dış mail gönderen ekiplerde tam imzanın altına tek bir banner eklenir: bir fuar daveti, yeni ürün ya da iş ilanı. Banner'ın bir bitiş tarihi olmalı, süresi geçince imzadan kalkmalıdır.

Şirket imza standardı nasıl oluşturulur?

• Sahibini belirleyin: Tasarımı genellikle pazarlama, yasal metni hukuk, teknik kurulumu BT üstlenir. Kimin neyi onaylayacağı yazılı olsun.
• Şablon türlerini sınırlayın: Tam imza, kısa yanıt imzası ve gerekiyorsa iki dilli sürüm çoğu şirket için yeterlidir.
• Değişken alanları tanımlayın: Ad, unvan, departman, telefon ve şube bilgisinin nereden geleceğini (kullanıcı dizini, İK sistemi) belirleyin. Boş kalan alanın imzada nasıl görüneceğine karar verin.
• Sabit öğeleri sabitleyin: Logo dosyası, renkler, yazı tipi ve yazı boyutu tek bir yerde tanımlansın.
• Banner kurallarını yazın: Kim talep eder, kim onaylar, ne kadar süre yayında kalır.
• Test edin: Şablonu Outlook, Gmail, Apple Mail ve telefonda, açık ve karanlık modda deneyin.
• Yaygınlaştırın ve izleyin: Önce küçük bir pilot grupla başlayın, ardından tüm şirkete açın.

Standardı kâğıtta bırakmamak

Standart yazmak kolaydır; zor olan, yüzlerce çalışanın imzasının aylar sonra da standarda uymasıdır. Çalışanlardan imzayı kendilerinin kurmasını istediğinizde unvan değişiklikleri, eski logolar ve telefondan giden imzasız mailler zamanla geri gelir. Mail imza yönetimi aracıyla şablonu bir kez hazırlar, bilgileri dizinden doldurur ve yanıt imzası, şube adresi, banner gibi kuralları tek panelden uygularsınız. VantaSignBox'ta tam imza ile kısa yanıt imzası ayrı tanımlanır ve banner'lar başlangıç ve bitiş tarihiyle yayınlanır.