REHBER
E-posta yasal uyarı metni ve KVKK: mail imzasına nasıl eklenir?
Mail imzasındaki yasal uyarı (gizlilik notu) ve KVKK aydınlatma metni bağlantısı nasıl yazılır? Örnek metin, uzunluk, dış mail ayrımı ve güncel tutma.
Tüm rehberler· · 4 dk okuma
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişisel veri işleyen şirketlere ilgili kişileri bilgilendirme (aydınlatma) yükümlülüğü getirir. Pek çok şirket, bu bilgilendirmeye ulaşılabilecek bağlantıyı dış yazışmalarındaki e-posta imzasına ekler. Bu yazıda imzadaki yasal metni pratik olarak nasıl düzenleyebileceğinizi anlatıyoruz.
İmzada genellikle neler yer alır?
- Mailin ve eklerinin yalnızca alıcısına özel olduğunu belirten kısa bir gizlilik notu.
- Aydınlatma metninin tam halinin bulunduğu sayfaya bağlantı.
- Yabancı muhataplarla yazışan şirketlerde aynı notun İngilizce karşılığı.
Uzun metni imzaya değil, bağlantıya koyun
Aydınlatma metninin tamamını her mailin altına eklemek maili okunmaz hale getirir. Bir iki cümlelik not ve tam metne giden bağlantı hem alıcıyı yormaz hem de metni tek bir yerden güncellemenizi sağlar.
Örnek: Bu e-posta ve ekleri yalnızca alıcısına özeldir ve gizli bilgi içerebilir. Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin aydınlatma metnine sirketiniz.com.tr/kvkk adresinden ulaşabilirsiniz.
Yalnızca şirket dışına giden maillerde
Şirket içi yazışmalarda her mailin altında yasal metin görmek çalışanlar için gereksiz kalabalıktır. Merkezi imza yönetimiyle yasal metni yalnızca şirket dışına giden maillere eklemek mümkündür.
Metin değişince tüm imzalar aynı anda güncellensin
Aydınlatma metninin adresi ya da gizlilik notunun içeriği değiştiğinde, çalışanların imzalarını tek tek güncellemesini beklemek eski metinlerin aylarca dolaşmasına yol açar. Metni merkezden yönettiğinizde değişiklik tüm imzalara aynı anda yansır; kimin neyi ne zaman değiştirdiği de kayıt altında tutulabilir.
Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Gizlilik notunun ve aydınlatma metninin içeriğini hukuk danışmanınızla birlikte belirleyin.