Outlook ortak imza: tüm şirkete aynı mail imzası nasıl kurulur?

Şirket büyüdükçe her çalışanın Outlook'ta kendi imzasını kurması üç soruna yol açar: farklı logolar ve yazı tipleri, güncellenmeyen unvan ve telefon numaraları, telefondan giden imzasız mailler. Bu yazıda tüm şirkette aynı imzayı sağlamanın üç yolunu ve her birinin sınırlarını anlatıyoruz.

1. Çalışanlardan imzayı kendilerinin kurmasını istemek

En yaygın yöntem, bir HTML şablonu hazırlayıp herkesin Outlook'ta Dosya › Seçenekler › Posta › İmzalar menüsünden eklemesini istemektir. Hızlı başlar ama sürdürmesi zordur:

• Logo ya da adres her değiştiğinde herkese yeniden duyuru yapmanız gerekir.
• Masaüstü, mobil ve tarayıcıdaki Outlook için imza ayrı ayrı kurulur; telefondan giden mailler çoğu zaman imzasız kalır.
• Kimin güncel imzayı kullandığını görmenin bir yolu yoktur.

2. Office 365 otomatik imza: Exchange mail flow kuralı

BT ekibi, Exchange yönetim merkezinde bir mail flow (taşıma) kuralıyla tüm giden maillere sonradan bir metin ekleyebilir. Ad, unvan gibi bilgiler kullanıcı dizinindeki alanlardan çekilebilir. Bu yöntem herkes için çalışır ama sınırları vardır:

• Eklenen metin yazışmanın en altına gelir; yanıtlarda imza, yazdığınız mesajın hemen altında değil alıntılanan eski maillerin altında görünür.
• Gönderen, maili yazarken imzayı görmez.
• Görsel, banner ve departmana göre farklı tasarımlar karmaşık kurallar gerektirir.
• Her yeni duyuru ya da kampanya BT ekibine iş çıkarır.

3. Mail imza yönetimi aracı

Merkezi imza yönetim araçları imzayı mail gönderildikten sonra sunucu tarafında ekler; imza yanıtlarda da doğru yere yerleşir. VantaSignBox'ta bu işi VantaSignBox Relay yapar; relay'i şirketinizin kendi sunucusuna kurarsanız mailler ve çalışan listesi bizim sunucularımıza uğramaz.

• Tek bir şablon, tüm çalışanlarda aynı anda güncellenir.
• Ad, unvan ve telefon kullanıcı dizininden kendiliğinden dolar.
• Outlook, telefon ve tarayıcıdan giden tüm maillerde aynı imza görünür.
• Departmana göre farklı imza ve takvimli duyurular BT'ye iş çıkarmadan yönetilir.

Hangisini seçmeli?

Birkaç kişilik bir ekipte imzayı herkesin kendisinin kurması yetebilir. Çalışan sayısı arttıkça, birden fazla ofis ya da departman olduğunda ve imzada duyuru ya da yasal metin yayınlamak istediğinizde merkezi yönetim hem BT ekibine hem de pazarlamaya zaman kazandırır.